Organizando uma apresentação

Este texto foi retirado do site: Mario Persona – Comunicação & Marketing.

Palestras, Seminários, Workshops, Treinamentos ou Cursos – Saiba escolher. Palestra, Seminário, Curso, Treinamento ou Workshop? – Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop. Não espere que uma palestra de uma hora irá ter o efeito de um curso. Palestras servem como um pontapé inicial ou a amarra final de um conjunto de ações da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto.

Palestrantes – Saiba escolher dentre os perfis de palestrantes. Palestrantes – O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Neste caso você pode contratar, além do palestrante, um mágico, um comediante, um circo, ou uma peça de teatro empresarial. Se o assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico com habilidade de comunicação e bem-humorado. (Para entender melhor como selecionar um palestrante, leia a entrevista neste link. Mario Persona não faz mágicas, não dança e nem canta, mas suas palestras são bem-humoradas como as crônicas que escreve).

Tempo de duração da palestra Tempo – O tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias.

Auditórios e disposição de assentos em palestras, seminários e eventos. Assentos – Em auditórios improvisados, dispor os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. A torção do pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Em treinamentos ou workshops, dar preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe com mesas para dinâmicas e atividades.

Iluminação de palco e platéia em palestras, seminários, cursos e workhops. Iluminação – Verifique se a iluminação não é demais para o projetor (data-show), ou pouca para a platéia (causa sono). Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante.

Preparo do palco para o palestrante em eventos. Palco – Se precisar mesa para autoridades, esta nunca deve ficar muito próxima da beirada do palco. Deixar sempre uma área de palco na frente para palestrantes que preferem falar andando pelo palco ou interagindo com a platéia.

Auditórios e salões para palestras e eventos – obstáculos para o palestrante. Obstáculos – Evite grandes espaços vazios entre o palco e a platéia para não dificultar a interação. Evite também mesas, vasos e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público.

Tela de projeção para palestras e apresentações em power-point Tela de Projeção – Deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para ele apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a mão direita.

Equipamentos para eventos e palestras: microfones, datashow, apontador, cabos, conexões Equipamentos – Microfones e equipamento de som e projetores devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas.

Projetores e datashow para palestrantes, conferencistas e keynote speakers Projeção – Prefira que o palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto.

Operador em palestras para a troca de slides. Operador – Apenas em último caso deve haver um operador para a mudança dos slides. Neste caso ele deve estar atento para não prejudicar o ritmo da palestra.

Microfones para palestrantes – lapela, mão, orelha, cabeça etc. Microfones – Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena.

Amplificação de som em palestras, seminários e eventos. Som – Se o palestrante utilizar de seu próprio notebook, providenciar amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam músicas ou filmes durante a apresentação.

Serviço de palco, bastidores e camarim para palestrantes e conferencistas. Água – Deve haver um copo e garrafa de água à disposição do palestrante. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos pois roubam a atenção do público.

Circulação de recepcionistas, garçons e fotógrafos em palestras e eventos. Circulação – Evite que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante.

Ambiente de palestras, seminários e workshops. Música ambiente – É aconselhável ter música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da palestra, de preferência jazz instrumental com ritmo alegre.

Recepcionistas para eventos com palestrantes Platéia – As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudicam o sucesso da palestra.

Mestre de cerimônia (mestres de cerimônia) para palestras e eventos. Abertura – O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos e solicitar o desligamento dos celulares.

Perguntas para o palestrante, keynote speaker ou conferencista. Perguntas – Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado de antemão pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da seqüência de perguntas. Dê preferência a perguntas feitas por escrito para evitar que pessoas da audiência aproveitem o microfone para fazer discursos ou promover produtos.

Como fazer a apresentação do palestrante. Apresentar o palestrante. Apresentação – Apresente o palestrante rapidamente, sem exagerar nos adjetivos. Sugestão:
Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. [Mario Persona] é autor dos livros Marketing de Gente, Marketing Tutti-Frutti, Gestão de Mudanças em Tempos de Oportunidades, Receitas de Grandes Negócios e Crônicas de uma Internet de Verão. Além de palestrante, é consultor e professor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional. Com vocês, para falar sobre [tema ]: Mario Persona!

Coffee-break e intervalos em eventos com palestrantes, keynote speakers, conferencistas… Intervalos – Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão.

Encerramento de palestra pelo mestre de cerimônias. Finalização – O mestre de cerimônias deve reassumir no final para avisos de horários, local do intervalo (se houver) e uma breve descrição da próxima palestra para despertar o interesse e um retorno rápido da audiência a seus lugares.

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One Response to Organizando uma apresentação

  1. Juliana says:

    olá Thais, sou sua fã!gostaria q me ajudasse com a seguinte organização: sou seguidora da tracy, tenho um filho de quase 30 dias e preciso voltar ao trabalho. sou médica, tenho um consultório próximo de casa , sou autonoma. posso fazer meus horários com quiser. a maioria das pacientes preferem final de tarde ( oque é ruim pois 18:30 dou LM e depois banho;20horas outra mamada); e tb preferem hora do almoço.Duas vezes por mÊs tenho o dia do laser (tratamento dermatológico)e fico lá o dia todo-10horas. terça e sexta.pensei em voltar apenas duas vezes por semana, meio período, por enquanto.vc poderia me ajudar a organizar meus horários, visando a rotina da tracy?por exemplo-terças das 10 as 14hs e quintas das 17 as 20horas.estou um pouco desorganizada!obrigada desde já, bjão!Juliana.

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